Totgeglaubte leben länger – Die Auf­erstehung der Multi­funktions­geräte

Papierloses Büro, Papier ist tot, Papier braucht niemand mehr… wurde schon zu Beginn des 20. Jahr­hunderts ver­kündet. Und… natürlich, wir schauen alle in eine digi­tale Zukunft und trot­zdem schätzen wir das Papier für Rechnungen, Unter­lagen, Prospekte, Bro­schüren und Hand­outs. Es scheint fast so, als wollten wir nicht in jedem Fall auf Papier ver­zichten. Macht es uns doch an vielen Orten das Leben leichter.

Zu einer modernen Arbeits­weise gehören Multi­funktions­geräte dazu. Ohne Sie geht es «noch» nicht. Im Gegen­teil. Es ist der Dreh- und Angel­punkt, wenn es darum geht, Doku­mente durch und in den Unter­nehmens­prozess zu integrieren.

Was erfahren Sie in diesem Artikel?

In diesem Artikel erfahren Sie:

• warum Multifunktionsgeräte einen günstigen Schritt in Richtung Digi­ta­li­sierung sind;

• warum ein Multifunktionsgerät auch in Zukunft zentral bleibt;

• wie mit Multifunktionsgeräten Kosten ge­spart werden können;

• welche Beschaffungsvarianten es gibt.

Warum ist ein Multifunktionsgerät ein kosten­günstiger Schritt in die Digi­ta­li­sierung?

Bei der Frage der Digitalisierung stellt sich auch die Frage der Öko­nomie. Denn papier­basierte Prozesse sind in der Regel ein­fach und günstig sowie für alle Mitar­beiter nach­voll­ziehbar.

Multifunktionsgeräte haben in den letzten Jahren grosse Fort­schritte bei der «user experience», der An­wen­dungs­freund­lichkeit, gemacht. Dabei ist die «Einfach­heit» ein zentrales Argument.

Moderne Geräte sind einer smartphone Ober­fläche «nachempfunden». Die Bedienung erfolgt mittels App und ist kinder­leicht. So können z.B. mit einem hoch­wertigen Multi­funktions­gerät für wichtige Prozesse «one-touch» Lösungen für Scannen, Drucken, Kopieren etc. installiert werden. Dies geht rasch, ist einfach in der Anwendung und kosten­günstig in der An­schaffung. Ein hoch­wertiges Multi­funk­tions­gerät ist deshalb zentral für einen modernen Arbeits­platz.

Warum ist ein Multi­funktions­gerät weiter­hin so zentral?

Das Multifunktionsgerät ist sowohl der Dreh- und Angel­punkt für eine digi­tale und / oder physische Archi­vierung. Ein Papier­archiv ist auf einen robusten, lang­lebigen Aus­druck ange­wiesen. Ein digi­tali­siertes Archiv ist auf hoch­wertige, durch­such­bare digi­tale (ein­gescannte) Doku­mente aus­gerichtet. Drucken und Scannen in hoher Qualität und vor allem ver­lässlich ist daher zentral.

Zudem ist das Multifunktions­gerät Anstoss zu digi­talen Prozessen. Ins­besondere in der Buchh­altung kann ein digi­taler Kreditoren­workflow eine starke Ent­lastung bieten. Doku­mente müssen deshalb in hoher Stück­zahl störungs­frei gescannt werden können.

Wie können mit einem Multi­funk­tions­gerät Kosten ge­spart werden?

Vordergründig steht der Preis. Günstige Lösungen sind vor allem günstig und haben ihren Preis beim Betrieb. Das Gerät fällt öfters aus, die Ersatz­teile sind teuer, eine Service­organi­sation fehlt. Der Unter­nehmung bleibt dann oft nur noch die Probleme selbst zu beheben. Das kostet Nerven und raubt Zeit. Gleich­zeitig steigt das Bedürf­nis, die günstige Lösung wieder los­zu­werden. Am Ende wirft man es weg. Nach­haltig und umwelt­freundlich ist dies nicht.

Alternativen bieten Anbieter mit Service­dienst­leistungen und langen Lebens­zyklen. Beispiels­weise verfügen Ricoh Geräte über ACT (Always Current Technology), womit die Firm­ware der sich ver­ändernden IT Umgebung angepasst werden kann, ohne dass das Multi­funk­tions­gerät ersetzt werden muss. Eben­falls sind bei Händlern Service­ver­träge bis zu 72 Monate erhält­lich. Ein Gerät mit langer Lebens­dauer und Service­ver­trag ist über die Lauf­zeit nicht nur kosten­günstiger, sondern auch deut­lich umwelt­freundlicher. Ganz neben­bei macht ein funktio­nierendes Gerät auch mehr Freude bei der täg­lichen Arbeit.

Welche Beschaffungs­varianten gibt es?

Traditionell und fast überall erhält­lich sind Kauf­ver­träge und Miet­ver­träge mit Service. Wobei stets zu prüfen ist, was im Service inbe­griffen ist.

Ein Servicepaket sollte mindestens den Toner, die Ersatz­teile und den Techniker­einsatz be­in­halten. Dabei sollte das Service Level Agreement nicht «best effort» sein, sondern mit exakten Störungs­be­he­bungs­zeiten, bei­spiels­weise 16 h oder 1 Arbeits­tag, ver­trag­lich fest­gelegt sein.

Neuer und von immer mehr Unter­nehmungen gewünscht und ein­gesetzt sind PaaS (www.paas-now.ch) Lösungen. PaaS steht für Print as a Service. Kunden, die eine PaaS Lösung installieren, be­schaffen sich eine reine Dienst­leistung. Die Haupt­vor­teile von solchen Lösungen sind:

• die flexible Laufzeit. Es müssen keine langjährigen Service­ver­träge ein­ge­gangen werden. Es kann z.B. jähr­lich gekündigt werden oder eine Kün­di­gungs­frist ent­fällt voll­ständig.

• die tiefen Beschaffungskosten. Da es sich um eine Leistungs­ver­ein­barung handelt, wird eine tiefe «Setup-fee» vereinbart. Der Rest der Kosten richtet sich nach dem Druck- und Scan­volumen.

• exakt kalkulierbare Kosten im Betrieb. So können z.B. eine Anzahl «Aus­drucke» im Voraus gekauft werden, wie bei www.paas-now.ch, oder das Printing kann direkt als Abo gelöst werden, wie bei www.printabo.ch.

Fazit

Multifunktionsgeräte haben sich von einem Druck- und Kopier­system zur «Schnitt­stelle» zwischen der digi­talen und physi­schen Welt «gemausert».

Multifunktionssysteme sind deshalb ein Teil der Digi­ta­li­sierung und nicht das «Opfer der Digi­ta­li­sierung». Für KMUs lohnt sich in der Regel ein robustes und verläss­liches Multi­funk­tions­gerät. Günstige Lösungen er­füllen dabei nicht immer die An­sprüche einer hoch­wertigen Unternehmung.

Modernes Printing fängt mit der Beschaffung an. Mit Print as a Service haben KMUs die Mög­lich­keit, den vollen Service ohne Lauf­zeit­ver­pflichtung und voller Kosten­kontrolle zu beschaffen.